Как да активирате AI Notes в Teams

Кратък отговор: AI Notes в Teams работят най-добре, когато администраторите първо активират правилните Copilot и политики за транскрипция, след което организаторите включат Facilitator или използват Recap в поддържани срещи. Когато лицензирането, транскрипцията или типът на срещата не са зададени правилно, бележките може да не се показват или да са непълни.

Ключови изводи:

Административен контрол: Проверете правилата за срещи на Teams, преди да очаквате да се появят AI Notes.

Проверка на лиценза: Свържете функциите „Фасилитатор“, „Обобщение“ и „Втори пилот“ с правилното право.

Изискване за транскрипция: Активирайте и стартирайте транскрипция, когато бележките с изкуствен интелект след среща са важни.

Организиране на срещи: Използвайте планирани, поддържани срещи с ясен дневен ред, за да подобрите резултатите.

Човешка проверка: Проверете имена, решения, крайни срокове и чувствителни детайли, преди да споделите бележки.

1. Какво означават бележките с изкуствен интелект в Teams 🤖

Преди да се заемем с това как да активирате AI Notes в Teams, трябва да разграничим три подобни на вид функции:

• Бележки, генерирани от изкуствен интелект по време на срещата - обикновено се захранват от Facilitator в срещите на Teams.

• Бележки с изкуствен интелект в Recap - бележки и последващи задачи, показвани след среща или събитие.

• Бележки от срещата на Copilot – бележки, генерирани чрез Microsoft 365 Copilot от чата на срещата или от процеса на обобщение.

Фасилитаторът може да генерира бележки с изкуствен интелект в реално време, да обобщава ключови решения, да документира отворени въпроси, да отговаря на въпроси в чата на срещата и да помага за управлението на задачи. Microsoft казва, че е необходим лиценз за Microsoft 365 Copilot, за да добавите Фасилитатор към среща или да го включите по време на среща, въпреки че вътрешните участници в срещата могат да виждат актуализациите на живо, след като той се изпълнява.

Това разграничение е важно, защото един човек може да каже „AI Notes“ и да има предвид изпипания панел с бележки на живо, докато друг човек има предвид раздела с бележки на изкуствен интелект след срещата. Същата кухня, различни чекмеджета.

2. Бърз контролен списък, преди да активирате AI Notes в Teams ✅

Ето и сухата, но важна част. Бележките с изкуствен интелект не се появяват магически само защото някой е кликнал върху „Присъединяване“. Обикновено ви е необходим правилният лиценз, правилната администраторска политика, активирана транскрипция и формат на среща, който поддържа функцията.

Първо проверете тези:

• Вашата организация има Microsoft 365 Copilot за бележки на живо с изкуствен интелект за фасилитатор или Teams Premium/Copilot, където се използват функции за интелигентно обобщение.

• Транскрипцията е разрешена от политиката за срещи на Teams.

• Copilot не е блокиран от администраторска политика.

• Срещата е планирана среща в Teams, където функцията се поддържа.

• Организаторът или водещият има разрешение да включи съответната функция с изкуствен интелект.

• Срещата е достатъчно дълга и е транскрибирана, ако искате бележки с изкуствен интелект след срещата.

на Microsoft Teams Premium включва „Преглед на генерирани от изкуствен интелект бележки и задачи от срещи“ като комуникационна функция, задвижвана от изкуствен интелект, докато в ръководството за Facilitator се посочва отделно, че Microsoft 365 Copilot е необходим за добавяне или включване на Facilitator.

Малка уловка, защото разбира се, има такава: AI бележките в Recap са налични за събития, които са продължили повече от пет минути и са транскрибирани на английски, а Microsoft също така отбелязва, че форматирането може да варира в зависимост от езика на транскрипцията.

3. Как да активирате AI Notes в Teams като администратор 🛠️

За администраторите, как да активирате AI Notes в Teams започва в администраторския център на Teams, а не в самата среща. Именно тук много хора се затрудняват. Те продължават да търсят бутона AI Notes, но правилото тихо казва „не“ на заден план.

Административният път обикновено е:

1. Отворете центъра за администриране на Teams.

2. Отидете на Срещи.

3. Изберете Правила за срещи.

4. Изберете съществуваща политика или създайте нова.

5. Намерете „Запис и транскрипция“ .

6. Намерете Copilot .

7. Изберете една от наличните опции:

   • Включено

   • Включено, изисква се запазен препис

   • Включено с препис, запазен по подразбиране

   • Изключено

8. Запазете политиката и се уверете, че е присвоена на правилните потребители.

указанията за администратори на Microsoft са изброени настройките на правилата за срещи на Copilot и е обяснено, че правилата за транскрипция влияят върху това дали Copilot може да работи по време на и след срещи.

Също така трябва да потвърдите, че самата транскрипция е налична. Транскрипцията в Teams е функция, контролирана от правила, и организаторът, както и потребителят, който започва транскрипцията, трябва да са активирани за срещи, уебинари или кметства, за да включват транскрипции.

Това е частта, която хората пропускат, а след това обвиняват Teams. Понякога Teams го заслужава. Не винаги обаче.

4. Как да активирате AI Notes в Teams при планиране на среща 📅

За организаторите на срещи най-лесният начин е да подготвят AI Notes преди началото на срещата. Това дава на Teams повече място да се държи добре, като котка, която вече е нахранена.

За да добавите фасилитатор при планиране:

1. Отворете Календар в Teams.

2. Изберете Ново.

3. Включете за събрания в Teams .

4. Изберете Опции.

5. Отидете на Copilot и други AI.

6. Уверете се, че „Разрешаване на втори пилот и фасилитатор“ е зададено на едно от следните:

   • Само по време на срещата

   • По време на и след срещата

7. Включете превключвателя „ Фасилитатор“

8. Изберете Приложи.

на Microsoft за Facilitator казват, че това е пътят за планиранеи също така отбелязват, че Facilitator може да се добавя само към планирани срещи, а не към срещи в канали, незабавни срещи или разговори в Teams.

Една добра покана за среща също помага. Добавете прост дневен ред в описанието или бележките от срещата. Водещият може да провери за дневен ред в поканата или бележките от срещата в Loop и да го използва, за да поддържа дискусията организирана. Не е магическо решение, но е доста близо до това, когато срещата ви има твърде много моменти от типа „само още нещо“.

5. Как да включите AI Notes по време на среща на Teams на живо 🎙️

Може би сте забравили да го активирате, докато сте планирали. Случва се. Отваряте среща, някой казва „Може ли изкуственият интелект да си води бележки?“ и изведнъж всички гледат организатора, сякаш контролират луната.

За да включите Фасилитатора по време на среща:

1. Присъединете се към срещата на Teams.

2. Изберете Още действия от контролите за срещата.

3. Изберете „Включване на фасилитатора“.

4. Изберете език за срещата, ако Teams поиска.

5. Изчакайте няколко минути, за да започнат да се появяват бележките.

След като функцията „Модератор“ е включена, иконата „Бележки“ се променя, за да покаже, че генерираните от изкуствен интелект бележки са активни. Microsoft казва, че бележките не се появяват веднага и може да отнемат няколко минути, тъй като се основават на дискусия, записана в преписа.

Един важен детайл за ролята: мобилните участници могат да виждат бележки на живо, но само организаторите или презентаторите, използващи Teams на настолни компютри или уеб, могат да включват или изключват Facilitator по време на среща.

Така че, ако някой се присъединява от телефон в такси и пита защо не може да го активира, това може да е причината. Досадно ли е? Да. Логично ли е? Най-вече.

6. Как да намерите бележки от изкуствен интелект след среща в Teams 🔎

След края на срещата, бележките не изчезват в мъглата на продуктивността. Обикновено можете да ги намерите от чата на срещата или в обобщението.

За да прегледате генерирано от изкуствен интелект съдържание след среща:

1. Отворете чата в Teams.

2. Изберете чата за среща.

3. Изберете „Обобщение“ в горната част.

4. Изберете „Бележки“ или „Бележки с изкуствен интелект“в зависимост от показания опит във вашия наемател.

Microsoft твърди, че генерираното от фасилитатора съдържание може да бъде достъпно чрез чат на срещата и бележки от срещата в Recap след края на срещата. Генерираните от изкуствен интелект бележки от срещата се съхраняват на страница на Microsoft Loop и участниците в срещата могат да редактират тази страница на Loop преди, по време или след срещата.

За по-общ план, Microsoft казва, че потребителите могат да преглеждат ръчно генерирани и генерирани от изкуствен интелект бележки, както и последващи задачи, като изберат бележки с изкуствен интелект в резюмето на събитието, при условие че срещата отговаря на изискванията за транскрипция.

Тук е мястото, където AI Notes се превръща в нещо повече от трик за срещи. Можете да извличате решения, задачи, пропуснат контекст и последващи действия, без да преигравате целия разговор, сякаш разследвате малка местопрестъпна зона в офис 🕵️.

7. Сравнителна таблица: Начини за използване на AI Notes в Teams 📊

Метод / Характеристика	Най-добро за	Основно изискване	Какво получавате	Леко дразнещо
Бележки на фасилитатора на живо с изкуствен интелект	Срещи, на които хората се нуждаят от бележки, докато говорят	Лиценз за Microsoft 365 Copilot	Бележки, решения, въпроси, задачи в реално време	Необходим е поддържан тип среща - не всяка среща е подходяща
Бележки от изкуствен интелект в резюмето	Наваксване след среща	Транскрибирана среща, отговаряща на условията	Бележки, задачи, обобщаващо съдържание	Няма да се показва, ако липсва транскрипция
Copilot „Генериране на бележки от срещи“	Кратки резюмета след срещата	Microsoft 365 Копилот	Ключови теми и действия	Все пак трябва да го провериш, разбира се
Ръчни бележки за екипи	Прости вътрешни срещи	Достъп до основен достъп до бележки от срещата	Дневен ред, бележки, задачи	Някой трябва да пише, трагично, но е истина
Запис плюс препис	Работни процеси за преглед и съответствие	Правилото за запис/транскрипция е активирано	Препис с възможност за търсене и контекст на възпроизвеждане	Може да създава въпроси за съхранение и поверителност

Ръководството за поддръжка на Microsoft за генерирани от Copilot бележки казва, че потребителите могат да изберат Copilot от чата за срещи, да изберат още подкани, да генерират бележки от срещи, да ги копират и поставят другаде, като същевременно напомня на потребителите да проверят изхода на AI, тъй като той може да е неправилен.

8. Най-добрата настройка за срещи за по-добри бележки с изкуствен интелект в Teams 🧠

Да знаеш как да активираш AI Notes в Teams е половината работа. Получаването на ценни бележки е другата половина. AI е добър в структурирането, но не е четец на мисли, носещ слушалки. Нуждае се от чисти входни данни.

Използвайте тази настройка:

• Добавете ясен дневен ред преди срещата.

• Кажете решенията си на глас: „Решение: ще стартираме пилотния проект следващата седмица.“

• Определете собствениците устно: „Мая отговаря за последващите действия с финансите.“

• Правете пауза, преди да сменяте темите.

• Избягвайте петима души да се надсмиват. Да, амбициозно.

• Използвайте имената последователно, за да е по-ясно притежанието на задачите.

• Поддържайте езика на срещата последователен, доколкото е възможно.

• Проверете бележките, преди да ги споделите широко.

Фасилитаторът може да открие дневния ред от поканата за среща или бележките от срещата в Loopи може да помогне за проследяване на темите от дневния ред по време на срещата.

Един тих и ефективен трик: обявявайте задачите си, сякаш разказвате за много уморен асистент. Не роботизирано, а просто ясно. „Задача: Джордан ще изпрати актуализираната колода.“ Този вид изречение прави бележките на ИИ много по-малко меки.

9. Често срещани проблеми, когато бележките от изкуствен интелект не се показват ⚠️

Ако в Teams липсват AI Notes, не приемайте веднага, че функцията е повредена. Възможно е да е така, но има няколко нормални пречки.

Често срещани причини включват:

• Нямате право на достъп до Copilot или Teams Premium за функцията, която се опитвате да използвате.

• Копилотът е деактивиран в правилата за срещи на Teams.

• Транскрипцията е деактивирана за организатора или лицето, което се опитва да я стартира.

• Срещата е твърде кратка за бележки от Recap AI.

• Срещата не беше транскрибирана.

• Неподдържан тип среща, като например среща в канал за фасилитатор.

• Грешна роля, например участник, който се опитва да обърне внимание на водещия.

• Ограничения за външни участници.

• Етикети за чувствителност или извличане на дневен ред, блокиращ криптирането.

В документацията на Microsoft се отбелязва, че Teams използва препис на събития, данни за посещаемост и данни от PowerPoint Live, за да предоставя функции за интелигентно обобщение, задвижвани от изкуствен интелект, така че липсващите данни за препис може да означават липса на стойност за обобщение, базирана на изкуствен интелект.

За бележки на живо от Facilitator, не забравяйте, че само организаторите и водещите на настолни компютри или уеб устройства могат да включват или изключват Facilitator по време на срещата. Потребителите на мобилни устройства могат да преглеждат бележките на живо, но не могат да активират функцията по същия начин.

10. Поверителност, разрешения и правилото „Моля, проверете това“ 🔐

Бележките с изкуствен интелект са полезни, но не са правен стенограф, служител по съответствието или най-обсебеният от детайлите колега. Те се генерират от данни от срещи и могат да пропуснат контекст, да формулират нещо неловко или да превърнат неподредена дискусия в уверено изглеждащо обобщение, което е само до голяма степен правилно.

Microsoft заявява, че генерираното от изкуствен интелект съдържание в резюмето на Teams се основава на преписа на събитието и се захранва от GPT и други модели на изкуствен интелект, и че може да е неточно, непълно или неподходящо.

Така че практическото правило е просто:

• Прегледайте AI Notes, преди да ги изпратите на клиенти.

• Проверете решенията, числата, имената и крайните срокове.

• Потвърдете чувствителните данни, преди да ги съхраните или препратите.

• Избягвайте да разчитате на AI Notes като единствен запис за правни, човешки, финансови или регулирани решения.

• Уверете се, че участниците разбират правилата за транскрипция и генерирани от изкуствен интелект резюмета.

Teams предлага и опции за срещи и администраторски контроли за чувствително съдържание от срещи, включително контроли, свързани с копиране, препращане, записи, преписи и генерирани от изкуствен интелект анализи.

Малко параноя тук е здравословна. Не параноя от типа „шапка от алуминиево фолио“, а просто параноя от типа „може би не поставяй суровото резюме на ИИ в бележка на дъската, без да го прочетеш“.

11. Съвети за внедряване за администратори и мениджъри на екипи 🚀

Разгръщането на AI Notes работи най-добре, когато не просто превключвате с превключвател и се надявате всички да се държат като в обучително видео.

Един прост план за внедряване:

1. Изберете малка пилотна група.

2. Потвърдете лицензите и правилата.

3. Активирайте настройките за транскрипция и Copilot за тази група.

4. Създайте тестова среща.

5. Опитайте бележки на фасилитатора на живо.

6. Опитайте да си водите бележки с изкуствен интелект след срещата.

7. Документирайте точните стъпки, които потребителите ви виждат.

8. Създайте кратко вътрешно ръководство „кога да използвате AI Notes“.

9. Включете напомняния за поверителност.

10. Попитайте хората какво ги е объркало, защото те ще ви кажат. На висок глас.

Причината за пилотния проект е, че работата с Teams може да варира в зависимост от лицензирането, администраторските правила, типа на срещата, версията на клиента и организационните настройки. Не е един голям червен бутон. По-скоро е като чекмедже, пълно с бутони, някои от които са обозначени по-добре от други.

12. Бърз отговор: Как да активирате AI Notes в Teams 🏁

Ето кратка версия на „Как да активирате AI Notes в Teams“:

За администратори:

• Отидете в центъра за администриране на Teams.

• Отворете „Срещи“ > „Политики за срещи“.

• В „Запис и транскрипция“активирайте правилната на Copilot .

• Уверете се, че транскрипцията е разрешена.

• Присвоете политиката на правилните потребители.

За организаторите:

• Създайте планирано събрание в Teams.

• Отворете Опции > Копилот и друг изкуствен интелект.

• Задайте „Разрешаване на втори пилот и фасилитатор“ на активирана опция.

• Включете „Фасилитатор“.

• Приложете настройката.

По време на срещата:

• Изберете Още действия.

• Изберете „Включване на фасилитатора“.

• Изчакайте няколко минути, за да се появят генерираните от изкуствен интелект бележки.

След срещата:

• Отворете чата на срещата.

• Отидете на „Обобщение“.

• Изберете Бележки или Бележки с изкуствен интелект.

Това е чистата версия. Практическата версия включва проверка на лицензи, политики, транскрипция, роли и дали Teams има един от онези дни.

Заключителни мисли 💬

Активирането на AI Notes в Teams не е трудно, след като частите са подредени, но е лесно да се объркат. Администраторите контролират правилата за достъп. Организаторите контролират настройката на срещите. Презентиращите и организаторите могат да активират Facilitator в поддържани срещи. Транскрипцията дава на AI нещо, с което да работи. Резюмето е мястото, където срещата става достъпна за търсене, преглеждане набързо и - в идеалния случай - по-малко „блато“ на паметта.

Най-добрата настройка е проста: активирайте правилните правила, включете транскрипцията, насрочете правилно срещата, използвайте Facilitator, когато бележките на живо са важни, и прегледайте резултата, преди да го третирате като истина, издълбана върху каменни плочи 🪨. Бележките с изкуствен интелект са много полезни, но те все пак са бележки от машина, която слуша как хората се прекъсват взаимно. Така че, да, използвайте ги. Просто дръжте едната си вежда леко повдигната.

Пример от реалния свят: Използване на AI Notes за седмична среща по проект с клиент 🧾

Сценарий

Представете си малка уеб агенция, която провежда седмична 45-минутна среща в Teams с клиент. Същите проблеми продължават да се появяват: решенията се забравят в чата, задачите се запомнят наполовина, а някой прекарва 20-30 минути след всяка среща, превръщайки объркани бележки в актуализация за клиента.

Това е измислен, но реалистичен примерен сценарий. Агенцията използва AI Notes в Teams, за да създаде първи проект на бележките от срещата, след което ръководител на проекта преглежда резултата, преди каквото и да било да бъде предадено на клиента. Последната част е от значение. Изкуственият интелект помага с административната работа, а не замества човека, който разбира проекта.

Срещата е насрочена в Teams, транскрипцията е активирана и Facilitator е включен преди началото на разговора. Това съответства на основната теза на статията: AI Notes работят най-добре, когато лицензирането, политиката за срещата, транскрипцията и настройката на срещата са подредени първо.

От какво се нуждае асистентът

За тази подготовка организаторът подготвя:

Планирана среща в Teams, а не бърз ad hoc разговор.

Кратък дневен ред в поканата за срещата.

Транскрипцията е активирана за срещата.

Фасилитаторът е включен преди началото на срещата.

Ръководител на проекта, на когото е възложена задачата да прегледа бележките на ИИ.

Прост контролен списък за преглед на имена, дати, разходи, крайни срокове и решения на клиентите.

Един добър дневен ред може да изглежда така:

Дневен ред:

Прегледайте постигнатото от миналата седмица.

Потвърдете промените в текста на началната страница.

Решете дали да запазите или премахнете видеото на страницата с цените.

Назначаване на собственици за задачите по стартиране.

Потвърдете следващата дата за преглед.

Това дава на изкуствения интелект повече структура, отколкото неясна покана за „наваксване на проекта“. Освен това помага на хората да останат малко по-малко разпръснати, което винаги е бонус.

Примерна инструкция

В началото на срещата организаторът може да каже нещо подобно:

„Днес използваме генерирани от изкуствен интелект бележки, за да записваме решения и действия. Моля, формулирайте решенията ясно, включете името на отговорника за всяка задача и посочете крайни срокове, където е възможно. Ще прегледаме бележките, преди да ги споделим след срещата.“

По време на срещата, ръководителят на проекта може да направи ясни задачите:

„Решение: запазваме видеото на страницата с цените за пускането на пазара.“

„Задача: Прия ще изпрати преработеното копие на началната страница до четвъртък, 15:00 ч.“

„Елемент за действие: Марк ще провери дали аналитичните тагове се задействат правилно преди петък.“

В началото това може да ви се стори малко формално, но дава на изкуствения интелект ясни начини за работа. Влизат неясни дискусии, излизат неясни бележки. Влизат ясни решения, излизат практически бележки.

Как да го тествам

Проведете малък тест в три срещи, преди да го внедрите в целия екип.

Среща 1: Използвайте само нормални ръчни бележки.

Среща 2: Използвайте AI Notes, но без структуриран дневен ред.

Среща 3: Използвайте AI Notes с ясен дневен ред и формат на устно формулирани задачи.

След всяка среща проверявайте:

Колко време отнема изготвянето на окончателните бележки, готови за клиента.

Колко действия се нуждаят от коригиране.

Дали крайните срокове са спазени правилно.

Дали за всяка задача е прикрепен правилният собственик.

Дали резюмето включва нещо, което не е било договорено.

Рецензентът трябва да сравни бележките на ИИ с преписа, преди да изпрати каквото и да било външно. Това е особено важно за пари, срокове, правни формулировки, одобрения или ангажименти към клиента.

Резултат

Илюстративен резултат, базиран на времевия разрез на три примерни 45-минутни срещи по проекта:

Само бележки от ръководството: 28 минути за създаване на чиста актуализация на клиента.

Бележки с изкуствен интелект без ясен дневен ред: 17 минути за преглед и почистване на бележките.

Бележки с изкуствен интелект с дневен ред и ясно изговорени точки за действие: 9 минути за преглед и изпращане на окончателната актуализация.

Това са приблизително 19 спестени минути на среща в сравнение с ръчния процес. При четири седмични срещи с клиенти на месец това би било около 76 спестени минути месечно за един ръководител на проекта.

Проверката на качеството е също толкова важна, колкото и спестяването на време. В този примерен тест, структурираната версия на AI Notes е уловила правилно 8 от 9 елемента за действие. Единствената грешка е била краен срок, който е изисквал човешка корекция. Точно затова AI Notes трябва да се третират като солидна първа чернова, а не като окончателен източник на истина.

Какво може да се обърка

Най-често срещаният провал е неясна реч. Ако някой каже „Нека го оправим следващата седмица“, изкуственият интелект може да не знае кой е собственик на „това“ или какво означава „следващата седмица“.

Други рискове включват:

Задача, възложена на грешен човек.

Меко предложение, написано като твърдо решение.

Пропуснат или неразбран краен срок.

Чувствителни клиентски данни, появяващи се в бележки, които се споделят твърде широко.

Преписът не е наличен, което отслабва резюмето след срещата.

Организаторът приема, че бележките от ИИ автоматично са правилни, защото изглеждат подредени.

Решението е не особено бляскаво, но ефективно: използвайте контролен списък за преглед, потвърждавайте елементите за действие преди края на срещата и не изпращайте суровите бележки с изкуствен интелект директно на клиента.

Практично извлечение

AI Notes в Teams работят най-добре, когато срещата вече е добре организирана. Добавете дневен ред, включете правилните настройки, изговаряйте решенията ясно и назначете едно лице, отговорно за прегледа. Направете това и AI Notes може да превърне претрупаната среща в използваемо последващо действие за минути, вместо да създава още един документ, който всички трябва да обсъждат по-късно.

ЧЗВ

Как да активирам AI Notes в Teams като администратор?

За да активирате AI Notes в Teams като администратор, започнете в центъра за администриране на Teams. Отидете на „Срещи“, отворете „Политики за срещи“ и прегледайте раздела „Запис и транскрипция“. Уверете се, че Copilot е разрешен и транскрипцията е активирана за правилните потребители. Политиката също трябва да бъде присвоена на хората, които трябва да имат достъп до AI Notes.

Какви лицензи са ми необходими за AI Notes в Teams?

Лицензът зависи от функцията за бележки с изкуствен интелект, която искате да използвате. Генерираните с изкуствен интелект бележки на живо с Facilitator обикновено изискват Microsoft 365 Copilot. Бележките с изкуствен интелект в Recap може да зависят от достъпа до Teams Premium или Copilot. В много организации администраторите трябва да проверят както правилата за лицензиране, така и правилата за срещи, преди да приемат, че функцията е налична.

Защо AI Notes не се показват в срещата ми в Teams?

AI Notes може да не се показват, ако Copilot е деактивиран, транскрипцията е блокирана или типът на срещата не се поддържа. Срещата може също да е твърде кратка, да не е транскрибирана или да липсват правилните разрешения на организатора. Често срещано решение е да се провери лицензът на потребителя, правилата за срещи в Teams, настройките за транскрипция и дали срещата е била планирана, а не е започнала незабавно.

Мога ли да включа AI Notes по време на среща на Teams на живо?

Да, в поддържани събрания организаторът или представящият може да включи „Модератор“ по време на събранието. Обикновено това се прави от „Още действия“ в контролите за събранието, след което се избира „Включване на модератора“. Бележките може да се появят след няколко минути, защото Teams се нуждае от дискусионно съдържание от преписа, преди да може да генерира полезни бележки.

Къде да намеря AI Notes след среща в Teams?

След срещата отворете чата на срещата в Teams и изберете „Обобщение“. В зависимост от вашата настройка, може да видите „Бележки“ или „Бележки с изкуствен интелект“. Бележките, генерирани от фасилитатор, могат да се показват и чрез чата на срещата и бележките от срещата. Обикновено бележките с изкуствен интелект след срещата работят най-добре, когато срещата е била транскрибирана и е отговаряла на изискванията за функцията.

Каква е разликата между бележките от срещата на фасилитатора, обобщението и втория пилот?

„Модератор“ е предназначен главно за генерирани от изкуствен интелект бележки на живо по време на среща. „Обобщение“ е мястото, където потребителите преглеждат бележки, задачи и съдържание от срещата след това. Бележките от срещата на Copilot се генерират чрез изживяването на Copilot от чат на срещата или обобщение. Те се припокриват, но не са точно една и съща функция, така че изискванията за настройка могат да се различават.

Необходима ли е транскрипция на срещите в Teams, за да работят бележките с изкуствен интелект?

В много работни потоци за бележки с изкуствен интелект в Teams, транскрипцията е от съществено значение, защото дава на изкуствения интелект нещо за анализ. Бележките с изкуствен интелект зависят особено от наличността на транскрипта и допустимостта за среща. Администраторите трябва да потвърдят, че транскрипцията е разрешена в правилата за срещата, а организаторите трябва да се уверят, че срещата е транскрибирана, когато им трябват бележки след срещата.

Кой може да включи Facilitator за AI Notes в Teams?

Обикновено организаторите или презентаторите могат да включват Facilitator, използвайки Teams на настолни компютри или в уеб версията. Потребителите на мобилни устройства може да могат да преглеждат бележки на живо, но може да не са в състояние сами да активират Facilitator. Тази разлика в ролите често обяснява защо един участник вижда опцията за бележки, докато друг не може да я активира.

Как мога да получа по-добри бележки от срещи, генерирани от изкуствен интелект, в Teams?

Използвайте ясен дневен ред, произнасяйте решенията на глас и ясно определяйте точките за действие по име. Избягвайте хората да се надвикват, когато е възможно, и поддържайте езика на срещата последователен. Бележките с изкуствен интелект работят най-добре, когато срещата е структурирана. Също така е полезно да прегледате бележките, преди да ги споделите широко.

Достатъчно надеждни ли са за споделяне бележките с изкуствен интелект в Teams?

Бележките с изкуствен интелект са полезни, но все пак трябва да се проверяват преди споделяне, особено с клиенти или ръководство. Прегледайте имена, числа, решения, крайни срокове и чувствителни детайли. Практическото правило на статията е да се третират бележките с изкуствен интелект като полезен проект, а не като перфектен правен или документ за съответствие. Човешкият преглед все още е важен.

Референции

1. Поддръжка на Microsoft - Фасилитатор в срещи на Microsoft Teams - support.microsoft.com

2. Microsoft Learn - Настройки на правилата за срещи на Copilot - learn.microsoft.com

Намерете най-новия изкуствен интелект в официалния магазин за асистенти с изкуствен интелект

За нас