Как да използвате изкуствен интелект на работното място [Видео и тест]

Накратко: Използвайте изкуствен интелект на работното място за нискорисково изготвяне, обобщаване, организиране и анализ, като същевременно държите хората отговорни за точността и решенията. Започнете с една повтаряща се задача, премахнете чувствителна информация и прегледайте всеки резултат - особено когато той може да засегне нечии права, препитание, безопасност или бъдеще.

Отговорност: Осигуряване на квалифицирани хора, които остават отговорни за решенията с голямо въздействие и окончателните одобрения.

Поверителност: Използвайте одобрени инструменти и премахвайте поверителна или идентифицираща информация, преди да изпратите каквото и да било.

Прозрачност: Разкривайте използването на изкуствен интелект, когато политиката на работното място, очакванията на клиентите или потенциалните последици го изискват.

Проверка: Сравнете фактите, собствениците, крайните срокове и предположенията с оригиналния изходен материал.

Тестване: Измерете общото време, необходимите корекции и въздействието върху потребителя, преди да разширите работния процес.

1. Какво включва използването на изкуствен интелект на работното място

Използването на изкуствен интелект на работното място не означава непременно заместване на човек или автоматизиране на цялостна работа. В повечето работни места изкуственият интелект е много по-ценен като инструмент за поддръжка.

Мислете за него като за бърз, леко прекалено самоуверен асистент.

Може да ви помогне:

• Чернови на имейли и документи

• Обобщете дългата информация

• Генериране на идеи

• Организирайте разпръснатите бележки

• Анализирайте основни данни

• Подгответе се за срещи

• Създайте контролни списъци и планове

• Пренаписване на съдържание за различни аудитории

• Обяснете непознати понятия

• Превърнете грубите мисли в нещо използваемо

Изкуственият интелект често може да създаде прилична първа версия за секунди. Тя може да не е перфектна - понякога е прекалено официална, понякога повтаряща се, а от време на време уверено се отклонява в оградата.

Все пак, да започнеш с нещо обикновено е по-лесно, отколкото да започнеш с нищо.

Целта е да не позволявате на изкуствения интелект да ви направлява мисленето. Целта е да прекарвате по-малко време в маловажни триения, за да имате повече енергия за преценка, креативност, взаимоотношения и решения.

2. Защо е важно да се научим как да използваме изкуствен интелект на работното място

Работата е пълна с малки задачи, които отнемат повече време, отколкото заслужават.

Петминутен имейл се превръща в двадесет минути, защото не можете да намерите правилния начален ред. Среща води до три страници бележки, но без ясни действия. Трябва да се пренапише доклад за висшето ръководство, клиентите и техническия екип. Изведнъж половината следобед е изчезнал.

Изкуственият интелект може да намали времето, прекарано в преместване на информация от една форма в друга.

Например:

• Бележките се превръщат в обобщение

• Резюмето се превръща в имейл

• Имейлът се превръща в план на презентацията

• Една груба идея се превръща в план на проекта

• Електронната таблица се превръща в писмено обяснение

• Сложната политика се превръща в ясно и достъпно ръководство

Именно тук обикновено се появяват подобренията в производителността. Не в драматични моменти от типа „Изкуственият интелект управлява компанията сега“, а в десетки малки подобрения.

Малко е като да изчистиш камъчета от обувката си. Едно камъче не е криза, но да се разхождаш с дванадесет от тях по цял ден е абсурдно.

Изкуственият интелект може също така да направи експертизата по-достъпна. Нов служител може да поиска обяснение на непозната терминология. Мениджър може да проучи различни начини за структуриране на обратната връзка. Търговски представител може да подготви въпроси за индустрия, която все още не разбира.

Използван внимателно, изкуственият интелект помага на хората да достигнат по-бързо до солидна отправна точка.

3. Най-добрите задачи на работното място, които да се дадат на изкуствен интелект

Най-лесният начин да разберете как да използвате изкуствен интелект на работното място е да разделите задачите на три категории: създаване, трансформиране и анализ.

Създаване

Изкуственият интелект може да създаде първи проект въз основа на вашите инструкции.

Примерите включват:

• Имейли

• Предложения

• Длъжностни характеристики

• Дневен ред

• Публикации в социалните мрежи

• Учебни материали

• Отговори на клиенти

• Структура на презентацията

• Въпроси за интервю

Фразата „първа чернова“ е от значение тук. Съдържанието, генерирано от изкуствен интелект, обикновено трябва да бъде прегледано, преди да бъде изпратено, публикувано или представено.

Трансформация

Това е едно от най-силните приложения на ИИ на работното място. Предоставяте му съществуваща информация и го молите да промени формата, дължината, стила или нивото на сложност.

Например:

• Съкратете дълъг доклад

• Превърнете бележките в задачи

• Пренапишете техническия език за клиентите

• Преобразуване на абзац в точки

• Накарайте съобщението да звучи по-професионално

• Превърнете препис в резюме

• Преведете вътрешния жаргон на ясен ежедневен език

Задачите за трансформация обикновено работят добре, защото изкуственият интелект разполага с материал, с който да работи. Той не измисля всичко от нулата.

Анализирайте

Изкуственият интелект може също да помогне за идентифициране на модели, сравняване на информация и структуриране на проблем.

Практическите аналитични задачи включват:

• Групиране на обратната връзка от клиентите по теми

• Сравняване на няколко опции

• Идентифициране на възможни рискове

• Откриване на пропуски в плана

• Създаване на плюсове и минуси

• Предложени въпроси, които може да сте пропуснали

• Обяснение на тенденциите в набор от данни

• Категоризиране на заявки за поддръжка

Анализът, базиран на изкуствен интелект, обаче трябва да се третира като помощ, а не като безспорна истина. Той може да пропусне контекста или да направи предположения, които изглеждат разумни, но са напълно погрешни. Човешкият преглед все още е воланът 🚗

4. Сравнителна таблица: Практически начини за използване на изкуствен интелект на работното място

Задача на работното място	Какво може да прави изкуственият интелект	Най-добрият принос за предоставяне	Необходим ли е човешки преглед?	Защо работи
Писане на имейли	Чернова, съкращаване, омекотяване, изясняване	Получател, цел, ключови факти, желано действие	Да	Премахва триенето на празните страници
Бележки от срещата	Обобщаване и извличане на действия	Препис или структурирани бележки	Определено	Бързо отделя дискусията от решенията
Планиране на изследванията	Предложете въпроси и тематични области	Ясна цел и аудитория	Да - фактите трябва да се проверят	Помага за изграждането на начална рамка
Управление на проекти	Създавайте планове, етапи, рискове	Обхват, краен срок, екип, ограничения	Да	Организира разпръсната информация
Интерпретация на данни	Обяснете моделите и аномалиите	Чисти данни плюс бизнес контекст	Необходим е сериозен преглед	Улеснява обсъждането на числата
Брейнсторминг	Генериране на идеи и алтернативи	Специфичен проблем и граници	Умерено	Произвежда диапазон, понякога неочаквано ефективен
Поддръжка на клиенти	Чернови на отговори и класифициране на проблеми	Съобщение за клиента и насоки за компанията	Да, особено чувствителни случаи	Ускорява рутинните отговори
Редактиране на документи	Подобрете тона, граматиката, структурата	Оригинален текст и целева аудитория	Обикновено	По-бързо от редактиране на изречение по изречение
Учене	Обяснете понятия и създайте тестове	Тема, ниво на умения, работен сценарий	Леко до умерено	Прави обучението по-персонализирано
Подкрепа за вземане на решения	Сравнете опциите и посочете рисковете	Критерии, ограничения, приоритети	Абсолютно	Изяснява мисленето, но не бива да взема решения вместо вас

Таблицата изяснява нещо важно: изкуственият интелект работи най-добре, когато задачата е добре дефинирана.

„Помощ с моя проект“ е неясно.

„Създайте контролен списък от шест стъпки за стартиране на малка вътрешна актуализация на софтуера, включваща ИТ, поддръжка на клиенти и продажби“ дава на ИИ нещо конкретно, с което да работи.

Специфичният вход създава специфичен резултат. Едва ли е революционно, но е вярно.

5. Как да пишем по-добри AI подкани за работа

Не е необходима сложна формула за подкана. Просто трябва да предоставите достатъчно контекст, за да може изкуственият интелект да разбере как изглежда „добро“.

Една надеждна подкана за работа обикновено съдържа пет елемента:

Задачата

Посочете точно какво искате.

Пример:

„Напишете имейл, обясняващ забавяне на доставката.“

Контекстът

Обяснете какво се е случило и защо задачата е важна.

Пример:

„Доставчикът е забавил доставката с четири дни поради проблем със запасите.“

Публиката

Кажете на изкуствения интелект кой ще прочете или използва резултата.

Пример:

„Аудиторията е дългосрочен клиент, който вече е разочарован.“

Желаният тон или формат

Опишете как трябва да звучи или изглежда отговорът.

Пример:

„Използвайте спокоен, директен и отговорен тон. Не превишавайте 150 думи.“

Необходимите подробности

Избройте фактите, които трябва да бъдат включени.

Пример:

„Споменете променената дата на доставка, опцията за възстановяване на сумата и лицето за контакт с поддръжката.“

Взети заедно, подканата става:

„Напишете имейл до дългогодишен клиент, в който обяснявате, че доставката му е забавена с четири дни поради проблем със запасите на доставчика. Използвайте спокоен, директен и отговорен тон. Не превишавайте 150 думи. Включете променената дата на доставка, опцията за възстановяване на сумата и контакта за поддръжка.“

Тази подкана почти винаги ще даде по-добър резултат от „Напишете имейл за отлагане“

Можете също да помолите AI да преразгледа собствения си отговор:

• Направете това по-малко официално

• Премахване на повторението

• Добавете по-ясен призив за действие

• Пренапишете това за изпълнителна аудитория

• Идентифицирайте всички неподкрепени предположения

• Дай ми три по-силни алтернативи

• Оспорете тази препоръка

Последното е особено ценно. Изкуственият интелект не винаги е нужно да ви подкрепя. Понякога е добре да е леко дразнещият колега, който да попита: „Но какво ще стане, ако това предположение е грешно?“ 🧐

6. Как да използвате изкуствен интелект за имейли и комуникация на работното място

Имейлът често е най-лесното място за начало.

Изкуственият интелект може да ви помогне, когато знаете какво искате да кажете, но не можете да намерите правилната формулировка. Той може също така да ви помогне да избегнете съобщения, които са твърде резки, твърде неясни или с три параграфа по-дълги от необходимото.

Практическите искания включват:

• Пренапишете това, за да звучи приятелски, но твърдо

• Направете това по-кратко

• Добавете ясен краен срок

• Премахнете емоционалния език

• Направете това подходящо за висше ръководство

• Превърнете това в учтиво последващо действие

• Обяснете това без технически жаргон

• Създайте три опции за тема на съобщението

Изкуственият интелект е особено удобен за чувствителна комуникация, но е важно да се внимава. Проблем с производителността, оплакване, правен проблем или личен въпрос не трябва да се третират като обикновен маркетингов надпис.

Използвайте изкуствен интелект, за да структурирате съобщението, след което прегледайте всяко изречение.

Запитайте се:

• Това точно ли е?

• Звучи ли като мен?

• Възможно ли е тази формулировка да бъде разбрана погрешно?

• Подходящ ли е тонът за връзката?

• Включва ли лична информация, която не е трябвало да бъде въвеждана?

• Удобно ли ми е да си пиша името под него?

Последният въпрос е най-простият тест за контрол на качеството. Ако се колебаете да го подпишете, не го изпращайте.

7. Използване на изкуствен интелект за срещи, които дават реални резултати

Срещите генерират много информация и, някак си, не винаги много яснота.

Изкуственият интелект може да помогне преди, по време и след среща.

Преди срещата

Използвайте ИИ за:

• Създайте дневен ред

• Идентифицирайте ключови въпроси

• Обобщете основната информация

• Подгответе теми за разговор

• Предвидете възражения

• Изгответе рамка за вземане на решения

Практическа подсказка може да бъде:

„Създайте 30-минутен дневен ред за среща относно забавеното внедряване на клиенти. Целта е да се идентифицира основното пречка, да се постигне съгласие за отговорник и да се изберат две действия за тази седмица.“

След срещата

Изкуственият интелект може да превърне бележки или преписи в:

• Ключови решения

• Елементи за действие

• Собственици

• Крайни срокове

• Отворени въпроси

• Рискове

• Последващи имейли

Не се доверявайте автоматично на резултата. Преписите от срещите могат да съдържат грешки, неясни оратори, шеги, които изглеждат като ангажименти, и ангажименти, които звучат като шеги.

Прегледайте резюмето, преди да го споделите.

Добра практика е да се помоли ИИ да раздели информацията на три групи:

1. Потвърдени решения

2. Предложени идеи

3. Нерешени въпроси

Това предотвратява полуобсъдените предложения магически да се превърнат в официална политика за една нощ.

8. Използване на изкуствен интелект за изследвания без създаване на уверени глупости

Изкуственият интелект може да ви помогне да започнете проучване, да организирате тема и да идентифицирате области, които си струва да проучите.

Може:

• Обяснете непознатата терминология

• Генериране на изследователски въпроси

• Сравнете понятия

• Предложете категории

• Изградете контур

• Обобщете предоставената от вас информация

• Идентифицирайте предположения

• Създайте въпроси за интервю

• Подчертайте липсващите перспективи

Това, което не бива да прави, е да се превърне във вашия единствен източник на истина.

Изкуственият интелект може да генерира неточни детайли, измислени примери, остаряла информацияили твърдения, които звучат много по-сигурно, отколкото заслужават.

За изследвания на работното място използвайте ИИ като картограф, а не като самата територия.

Един разумен процес изглежда така:

1. Помолете ИИ да очертае темата.

2. Идентифицирайте твърденията, които са важни.

3. Проверете важни факти, използвайки надеждна вътрешна или външна информация.

4. Помолете изкуствения интелект да организира проверените открития.

5. Прегледайте крайния резултат за точност и отклонения.

Можете също така да подканите изкуствения интелект да покаже несигурност:

• Кои части от този отговор може да са ненадеждни?

• Какви предположения правите?

• Какви факти трябва да проверя?

• Каква информация би променила тази препоръка?

• Дайте ми най-силния аргумент срещу това заключение.

Тези подсказки няма да направят ИИ безпогрешен, но насърчават по-внимателното мислене.

9. Как да използвате изкуствен интелект за данни, отчети и електронни таблици

Изкуственият интелект може да направи числата по-лесни за разбиране, особено за хора, които не прекарват цял ​​ден в електронни таблици.

Може да ви помогне:

• Обяснете формулите

• Предложете структури на електронни таблици

• Категоризиране на данни

• Обобщете тенденциите

• Превърнете цифрите в писмени коментари

• Идентифицирайте възможни аномалии

• Създаване на препоръки за диаграми

• Раздели на черновата на доклада

• Преведете техническите открития на бизнес език

Например, вместо да питате:

„Какво означават тези данни?“

Опитайте:

„Прегледайте тази месечна таблица с продажбите. Определете трите най-големи промени, предложете възможни обяснения и избройте въпросите, които трябва да задам, преди да направя заключения.“

Тази заключителна клауза е важна. Данните рядко се обясняват сами.

Спадът в продажбите може да се дължи на по-ниско търсене, липсващи записи, сезонни модели, промени в цените, забавен договор или случайно поставяне на стойности в грешната колона от страна на някого. Електронните таблици имат таланта да създават малки бедствия, докато изглеждат напълно спокойни.

Никога не позволявайте на изкуствения интелект да взема силно въздействащи финансови, оперативни или кадрови решения, основани само на поставен набор от данни.

Проверете:

• Дали данните са пълни

• Дали мерните единици са правилни

• Дали категориите са последователни

• Дали липсващите стойности имат значение

• Дали изкуственият интелект е разбрал погрешно бизнес контекста

• Дали корелацията се третира като причинно-следствена връзка

Изкуственият интелект може да ускори тълкуването. Отговорността все още принадлежи на хората.

10. Защита на поверителна и чувствителна информация 🔐

Преди да въвеждате информация за работното място в който и да е инструмент с изкуствен интелект, разберете правилата на вашата организация.

Не приемайте, че всяка платформа с изкуствен интелект е одобрена за поверителни данни.

Чувствителната информация може да включва:

• Клиентски записи

• Информация за служителите

• Пароли или данни за достъп

• Медицински подробности

• Правни документи

• Финансови данни

• Непубликувани продуктови планове

• Вътрешна стратегия

• Патентован код

• Условия на договора

• Лична информация

Когато е възможно, премахнете идентифициращите данни.

Вместо да въвеждате:

„Напишете преглед на представянето на Джордан Смит от оперативния екип в Манчестър, който е пропуснал крайния срок за договора с Acme.“

Използвайте нещо подобно:

„Напишете оценка на представянето на служител по оперативния отдел, който е пропуснал важен краен срок за клиент. Поддържайте обратната връзка фактологична, конструктивна и фокусирана върху следващите стъпки.“

Анонимизирането на информацията намалява риска, като същевременно позволява на изкуствения интелект да помага със структурата.

Също така проверете дали вашата организация предоставя одобрена корпоративна система с изкуствен интелект. Тези инструменти могат да включват по-строг контрол на данните, управление на достъпа и вътрешни политики.

Удобството не е основателна причина да се разкрива информация, която би трябвало да остане поверителна. Това не е иновация. Това е все едно да оставяш шкафа за документи в офиса отворен в дъжда.

11. Където изкуственият интелект не трябва да взема окончателното решение

Изкуственият интелект може да подпомогне вземането на решение, но някои решения изискват човешка отговорност от началото до края.

Бъдете особено внимателни с:

• Наемане и уволнение

• Дисциплина на служителите

• Медицински решения

• Правни съвети

• Кредитни или финансови одобрения

• Работа, критична за безопасността

• Решения за съответствие

• Оценяване на производителността

• Деликатни клиентски спорове

• Решения, свързани с дискриминация или справедливост

Изкуственият интелект може да помогне за обобщаване на доказателства, идентифициране на въпроси или сравняване на сценарии. Не бива да му се позволява да взема окончателното решение без квалифициран човешки надзор.

Защо? Защото изкуственият интелект не разбира последствията по начина, по който ги разбират хората. Той може да обработва модели, но не носи отговорност, емпатия, професионален дълг или житейски контекст.

Това може също да възпроизведе пристрастия, скрити в примери, исторически данни или начина, по който е формулирана дадена подкана.

Едно разумно правило е:

Колкото по-голямо е въздействието върху правата, прехраната, безопасността или бъдещето на дадено лице, толкова по-малък контрол трябва да има изкуственият интелект.

Това правило не е крещящо, но е валидно.

12. Как мениджърите могат да въведат изкуствен интелект, без да предизвикват паника

Когато лидерите въвеждат изкуствения интелект лошо, служителите често чуват едно послание:

„Намерихме машина, която може да те замести.“

Дори когато това не е намерението, неясната комуникация създава тревожност.

По-добър подход е да се обясни:

• Защо се въвежда изкуствен интелект

• Кои задачи може да поддържа

• Кои задачи остават ръководени от човек

• Какви данни могат да въвеждат служителите

• Какъв преглед е необходим

• Как трябва да се докладват грешки

• Как ще се измерва успехът

• Какво обучение ще бъде осигурено

Мениджърите трябва да се фокусират върху практически примери, а не върху грандиозни обещания.

Например:

„Използваме изкуствен интелект, за да създаваме първи чернови на рутинни отговори на клиенти. Всеки отговор ще бъде преглеждан от агент по поддръжката.“

Това е по-ясно от:

„Подобряваме клиентското изживяване чрез интелигентност от следващо поколение.“

Второто изречение звучи скъпо и не означава почти нищо.

Екипите също трябва да имат право да експериментират в рамките на безопасни граници. Служителите, които вършат работата, често забелязват най-добрите случаи на употреба, защото знаят точно кои процеси са повтарящи се, фрустриращи и обединени от една героична електронна таблица.

13. Проста рамка за започване на тази седмица

За да започнете да използвате изкуствен интелект, без да усложнявате нещата прекалено, изберете една задача с нисък риск.

Стъпка 1: Намерете повтаряща се задача

Търсете работа, която вършите няколко пъти седмично.

Примери:

• Писане на последващи имейли

• Обобщаване на срещите

• Форматиране на отчети

• Създаване на дневен ред

• Пренаписване на съдържание

• Организиране на бележки

Стъпка 2: Определете стойностен резултат

Решете как изглежда успехът.

Може би искате да съкратите времето за изготвяне на чернови, да подобрите последователността, да намалите грешките или да създадете по-ясни задачи.

Стъпка 3: Създайте подкана за многократна употреба

Напишете подкана, която включва задачата, контекста, аудиторията, формата и ограниченията.

Запазете го на достъпно място.

Стъпка 4: Прегледайте всеки резултат

Проверете фактите, тона, поверителността и уместността.

Не бъркайте скоростта с качеството.

Стъпка 5: Подобрете подканата

Обърнете внимание какво греши изкуственият интелект.

Добавете по-ясни инструкции. Предоставете примери. Премахнете неяснотите. Поискайте различна структура.

Стъпка 6: Измерете резултата

Спестило ли е време? Подобрило ли е качеството? Създало ли е допълнителна работа по редактирането?

Някои работни процеси с изкуствен интелект изглеждат впечатляващи, но не спестяват почти нищо. Други тихомълком премахват по един час от разочарованието всяка седмица.

Запазете втория вид.

14. Често срещани грешки, които хората правят с изкуствения интелект на работното място

Разбирането как да се използва ИИ на работното място означава също да знаете какво не трябва да правите.

Даване на неясни инструкции

Слабият вход създава генеричен изход.

Добавете контекст, примери, ограничения и ясна цел.

Доверяване на първия отговор

Първият отговор е чернова, а не заповед, издълбана в камък.

Поискайте ревизии.

Копиране без редактиране

Генерираното от изкуствен интелект писане може да звучи изпипано, но празно. Добавете реални детайли, премахнете общите фрази и направете текста да звучи човешки.

Споделяне на поверителни данни

Не поставяйте чувствителна информация в неодобрени системи.

Използване на изкуствен интелект за всичко

Някои задачи са по-бързи за самостоятелно изпълнение.

Не ви е необходима подкана с изкуствен интелект от шест параграфа, за да напишете „Благодаря, ще прегледам това днес“

Скриване на използването на изкуствен интелект, когато разкриването е важно

Някои организации, клиенти или индустрии изискват прозрачност. Спазвайте съответната политика.

Третиране на изхода на изкуствения интелект като обективен

Изкуственият интелект отразява модели и предположения. Той не е автоматично неутрален.

Автоматизиране на неработещ процес

Ускоряването на лош процес не го прави добър. Той просто води до грешки с впечатляваща скорост 💨

Поправете работния процес, преди да го автоматизирате.

15. Изграждане на навик за изкуствен интелект, който е траен

Най-добрият начин да се почувствате комфортно с изкуствения интелект на работното място е да го използвате редовно за малки, специфични задачи.

Започнете с една или две повтарящи се дейности.

Например:

• Всеки понеделник използвайте изкуствен интелект, за да организирате приоритетите си.

• След срещите, превърнете бележките в задачи.

• Преди да изпратите дълъг имейл, помолете изкуствения интелект да го съкрати.

• Когато сте изправени пред вземане на решение, поискайте предположения и контрааргументи.

• В края на проекта използвайте изкуствен интелект, за да структурирате извлечените поуки.

Поддържайте малка библиотека с подкани за задачи, които повтаряте. С течение на времето ще развиете чувство кои подкани работят, кои задачи са подходящи и къде човешката преценка е най-важна.

Ще научите и кога да не използвате изкуствен интелект.

Това също е част от грамотността в областта на изкуствения интелект.

Целта не е максимално използване на изкуствения интелект. Целта е по-добра работа.

Практическа заключителна бележка

Да се ​​научиш как да използваш изкуствен интелект на работното място е най-вече свързано с това да се научиш как да делегираш ясно.

Изкуственият интелект е ценен за изготвяне, обобщаване, адаптиране, организиране, обясняване и проучване. Той може да намали повтарящите се усилия и да ви помогне да преминете от празна страница към работеща първа версия много по-бързо.

Но са необходими граници.

Защитете поверителната информация. Проверете важни твърдения. Прегледайте чувствителната комуникация. Дръжте хората отговорни за решенията с голямо значение. И моля, устоете на изкушението да автоматизирате процес, който никой не разбира.

Започнете с малко. Изберете една досадна, повтаряща се задача. Дайте на изкуствения интелект ясни инструкции, прегледайте резултата и усъвършенствайте процеса.

Използван правилно, изкуственият интелект не прави работата по-малко човешка. Той създава повече място за онези части от работата, които изискват човешко участие на първо място - преценка, доверие, внимание, емпатия и способност да се забележи кога дадена среща е излязла от релси напълно. 

Практически пример: Превръщане на бележките от срещата в надеждни елементи за действие

Сценарий

Мая управлява адаптацията на клиентите в разрастваща се софтуерна компания. Тя присъства на три срещи по проекта всяка седмица, води си бележки, докато хората говорят, и по-късно превръща тези бележки в последващи имейли.

Задачата е повтаряща се, но носи известен риск. Предложеният краен срок може лесно да бъде сбъркан с договорен, докато общо предложение може неволно да се превърне в нечия възложена отговорност. Целта е тогава да не се позволи на изкуствения интелект да решава какво се е случило. Целта е да се използва изкуствен интелект за организиране на бележките, докато Maya проверява всяко решение, собственик и дата, преди да сподели резюмето.

От какво се нуждае асистентът

Мая предоставя:

• Нейните анонимизирани бележки от срещата или одобрен препис

• Целта на срещата

• Списък на участниците и техните роли

• Необходимият изходен формат

• Правило, което гласи, че липсващите собственици или крайни срокове трябва да бъдат етикетирани, а не измислени

• Ясно разграничение между потвърдени решения, предложени идеи и нерешени въпроси

• Одобреният метод на нейната компания за обработка на поверителна информация

Преди да качи каквото и да е, тя премахва имената на клиентите, личните данни, данните за достъп и търговска чувствителна информация, освен ако системата с изкуствен интелект не е специално одобрена за обработка на тези данни.

Примерна инструкция

„Превърнете бележките от срещата по-долу в кратко обобщение на последващите действия.“.

Организирайте отговора под следните заглавия:

1. Потвърдени решения

2. Елементи за действие

3. Предложени идеи

4. Нерешени въпроси

5. Рискове или зависимости

За всеки елемент от действието, посочете задачата, отговорника и крайния срок. Ако отговорникът или крайният срок не са изрично договорени, напишете „Не е потвърдено“. Не правете заключения относно ангажименти или не измисляйте подробности.

Резюмето трябва да е под 350 думи. Използвайте ясен, неутрален език, подходящ за всички, присъствали на срещата.

Преди да приключите, избройте всички твърдения, които са двусмислени или може да се нуждаят от проверка

Добър срещу лош резултат

Слаб елемент за действие може да гласи:

„Сам ще актуализира ръководството за адаптация до петък.“

Това звучи ясно, но е опасно, ако бележките само посочват, че Сам може да прегледа ръководството и не е договорен краен срок.

По-добра версия би гласяла:

„Прегледайте ръководството за адаптация - предложен собственик: Сам; краен срок: не е потвърден.“

Втората версия запазва несигурността, вместо тихо да превърне дискусията в ангажимент.

Как да го тествам

Мая създава малък набор от тестове, използвайки шест предишни срещи, чиито резултати вече знае.

Тя проверява дали асистентът:

• Разделя решенията от предложенията

• Преписва точно имена, дати и крайни срокове

• Маркира липсващата информация като непотвърдена

• Избягва да възлага задачи, които никога не са били договорени

• Включва важни нерешени въпроси

• Създава резюме, което друг участник може да разбере

• Пропуска поверителни данни, премахнати от входните данни

Тя добавя и умишлени крайни случаи:

• Участник се шегува за изпълнението на задача

• Двама души обсъждат собствеността, без да постигнат споразумение

• Някой споменава два възможни крайни срока

• Преписът присвоява коментар на грешен говорител

• Решението е отменено по-късно по време на срещата

• Задачата е договорена, но не е посочен собственик

Работният процес преминава успешно само когато Мая може да проследи всяко решение и действие обратно до оригиналните бележки.

Резултат

Илюстративен резултат: Мая тества процеса върху шест резюмета на срещи в продължение на две седмици.

Ръчният ѝ процес преди отнемаше средно 18 минути на среща. С изкуствен интелект генерирането на първия чернова отнема около 2 минути, последвано от средно 7 минути за проверка и редактиране. Това намалява общото време за обработка от 18 минути на 9 минути на среща.

Примерното спестяване в рамките на шест срещи е:

• Предишен общ резултат: 6 × 18 минути = 108 минути

• Общо време, подпомогнато от изкуствен интелект, включително преглед: 6 × 9 минути = 54 минути

• Илюстративно спестено време: 54 минути

Пет от шестте резюмета отговарят на контролния списък за приемане след един преглед. Останалото резюме изисква втори преглед, тъй като преписът е объркал двама от лекторите.

Тези цифри са примерна оценка, базирана на заявената тестова настройка, а не на публикуван резултат от компанията. Извадката е малка, срещите може да варират по сложност и изчислението включва времето за преглед, но не и времето, необходимо за почистване или анонимизиране на преписите.

Какво може да се обърка

Асистентът може:

• Създаване на собственик за неразпределена задача

• Третиране на предложена дата като потвърден краен срок

• Пропуснете решение, което е формулирано индиректно

• Приписване на коментар на грешен човек

• Създайте изпипано резюме, което прикрива несигурността

• Запазете чувствителната информация, включена в бележките

• Следвайте остарели инструкции, ако шаблонът за среща се промени

Най-сериозната грешка би била изпращането на резюмето без проверка. Беглото писане не е доказателство, че записът е точен.

Следователно Мая сравнява всяка задача с оригиналните бележки, потвърждава неясните ангажименти със съответното лице и пази оригиналните бележки на разположение за справка. Чувствителните или спорни въпроси се обработват ръчно, вместо да се делегират на асистента.

Практично извлечение

Изкуственият интелект е ценен тук, защото превръща съществуващата информация в по-ясна структура. Той не замества лицето, отговорно за потвърждаването на решението.

Безопасният работен процес е прост: осигурете ясни правила, премахнете чувствителна информация, изисквайте от изкуствения интелект да показва несигурност, тествайте го спрямо известни примери и включете човешки преглед във всяко претендирано спестяване на време.

ЧЗВ

Как начинаещите могат да започнат безопасно да използват изкуствен интелект на работното място?

Започнете с една повтаряща се задача с нисък риск, като например изготвяне на последващи имейли, обобщаване на бележки, създаване на дневен ред или реорганизиране на съществуващо съдържание. Дайте на изкуствения интелект ясни инструкции, след което прегледайте резултата за точност, тон, поверителност и уместност. Избягвайте въвеждането на чувствителна информация, освен ако вашата организация не е одобрила инструмента за обработка на тези данни.

Кои са най-добрите задачи за автоматизиране с изкуствен интелект на работното място?

Изкуственият интелект се представя добре при създаване на първи чернови, преработване на съществуваща информация и организиране на основен анализ. Подходящите задачи включват пренаписване на документи, извличане на действия от срещи, групиране на обратна връзка, обясняване на тенденции в електронни таблици и генериране на контролни списъци. Той е по-малко подходящ за решения с голямо въздействие, свързани със заетостта, правни въпроси, безопасност, финанси, здравеопазване или справедливост.

Как да напиша добра подкана за работа с изкуствен интелект?

Силната подкана на работното място обяснява задачата, контекста, аудиторията, желания формат и необходимите подробности. Вместо да искате обща помощ, опишете конкретния резултат, от който се нуждаете, и всички ограничения, като например брой думи или тон. Можете да прецизирате отговора допълнително, като помолите изкуствения интелект да премахне повторенията, да идентифицира предположения или да маркира информация, която се нуждае от проверка.

Как мога да използвам изкуствен интелект за имейли, без да звуча роботизирано?

Предоставете оригиналното съобщение, неговата цел, вашите отношения с получателя и желания тон. Помолете изкуствения интелект да направи имейла кратък, приятелски, твърд или подходящ за определена аудитория. Преди да го изпратите, добавете конкретни подробности, премахнете общите формулировки и проверете дали всяко изречение звучи естествено под вашето име.

Как трябва да се преглеждат генерираните от изкуствен интелект бележки от срещи?

Сравнете всяко решение, действие, собственик и краен срок с оригиналните бележки или одобрен препис. Изискайте от ИИ да отделя потвърдените решения от предложените идеи и нерешените въпроси. Липсващата информация трябва да бъде обозначена като „Непотвърдено“, а не да се предполага, особено когато говорителите са обсъждали възможни собственици или дати, без да са постигнали споразумение.

Може ли изкуственият интелект да анализира точно електронни таблици и бизнес данни?

Изкуственият интелект може да обяснява формули, да обобщава тенденции, да идентифицира възможни аномалии и да превръща цифри в писмени коментари. Неговата интерпретация обаче зависи от точни данни и достатъчен бизнес контекст. Проверете мерните единици, липсващите стойности, съгласуваността на категориите и дали съществуват алтернативни обяснения, преди да използвате резултата за финансови, оперативни или кадрови решения.

Каква информация за работното място никога не трябва да се въвежда в ИИ?

Избягвайте въвеждането на пароли, данни за достъп, клиентски записи, данни за служители, медицинска информация, правни документи, собственически код, неиздадени планове или чувствителни финансови данни в неодобрени системи. Премахвайте имена и идентифициращи данни, когато е възможно. Политиката за данните на вашата организация и одобрените корпоративни инструменти трябва да определят каква информация може да се обработва безопасно.

Как мениджърите могат да въведат изкуствен интелект на работното място, без да притесняват служителите?

Мениджърите трябва да обяснят защо се въвежда изкуствен интелект, кои задачи ще поддържа, какво остава ръководено от човека и как резултатите трябва да се преглеждат. Те също така трябва да дефинират одобрени практики за данни, обучение, процедури за отчитане и мерки за успех. Конкретните примери са склонни да изградят повече доверие, отколкото смътните обещания за трансформация или интелигентни работни процеси.

Кои са най-често срещаните грешки при използването на изкуствен интелект на работното място?

Често срещани грешки включват даване на неясни инструкции, доверяване на първия отговор, копиране на съдържание без редактиране и споделяне на поверителна информация. Хората могат също така да автоматизират неработещи процеси или да третират резултатите от изкуствения интелект като обективни. По-добър подход е да се проверят важни твърдения, да се преразгледат слабите чернови, да се тестват повтарящи се работни процеси и да се поддържа ясна човешката отговорност.

Как мога да измеря дали работен процес с изкуствен интелект спестява време?

Измерете целия процес, включително подготовката на входните данни, анонимизирането на информацията, проверката на резултатите и извършването на корекции. Сравнете тази обща сума с времето и качеството на предишния ви работен процес. Ефективният процес с изкуствен интелект трябва да намали усилията или да подобри последователността, без да създава неприемливи рискове за поверителността, точността или отчетността.

Референции

1. Правителство на Обединеното кралство - Наръчник за изкуствен интелект за правителството на Обединеното кралство - gov.uk

2. Национален институт за стандарти и технологии - Рамка за управление на риска, свързан с изкуствения интелект: Генеративен изкуствен интелект - nist.gov

3. Служба на комисаря по информацията - Изкуствен интелект, защита на данните и публичният сектор: Политики за изкуствен интелект - ico.org.uk

4. Национално бюро за икономически изследвания - nber.org

5. Комисия за равни възможности при заетостта на САЩ - Каква е ролята на EEOC в областта на изкуствения интелект? - eeoc.gov

6. Правителствена комуникационна служба - Политика за генеративен изкуствен интелект на GCS - communications.gov.uk

7. OpenAI - Практическо ръководство за изграждане с изкуствен интелект - openai.com

Намерете най-новия изкуствен интелект в официалния магазин за асистенти с изкуствен интелект

За нас