Как да активирате AI Notes в Teams

Случвало ли ви се е да напускате среща с този кашаст полуспомен за това кой какво е казал и кой кое действие дължи? Да - било е така. Microsoft най-накрая ни хвърли въже: Teams вече добавя генерирани от изкуствен интелект бележки, както докато сте в разговора, така и след като сте приключили. Усещането е малко като да издърпате заек от шапка - само че заекът е препис.

В това ръководство ще ви покажа как точно да активирате AI Notes в Teams , кои администраторски полета трябва да бъдат отметнати, къде крайните потребители превключват превключвателите, както и класическите сценарии „упс“, с които хората се сблъскват (сиви бутони, липсващи раздели за обобщение, целият цирк). Честно казано, след като това е настроено, воденето на бележки на ръка се усеща толкова ефективно, колкото и издълбаването на каменни плочи.

Статии, които може да ви харесат след тази:

🔗 AI за начинаещи адвокати: Най-доброто безплатно приложение за адвокати с AI
Получете незабавна правна помощ и съвети, свързани с изкуствен интелект, по всяко време, когато имате нужда.

🔗 Прогнози за залози с изкуствен интелект: обяснение на Pundit AI
Вижте как обучените модели с изкуствен интелект подобряват прогнозите и анализите за залагания.

🔗 SaaS AI инструменти: Най-добрият софтуер, задвижван от AI
Открийте обучени софтуерни решения с изкуствен интелект за растеж и ефективност на бизнеса.

Бърза карта на това какво има вътре 💡

• Какво изобщо има предвид Microsoft под „AI Notes“ (подсказка: Facilitator и Intelligent recap са различни неща)

• Стъпка по стъпка: как администраторите + обикновените потребители всъщност го включват

• Лицензиращи части, зависимостта от транскрипцията и политиката за скрито провеждане на срещи, която спъва хората

• Таблица за сравнение, която можете да прегледате набързо без кафе

• Правила за поверителност/съхранение - айсбергът под водата

• Отстраняване на неизправности: защо понякога превключвателите изчезват

Защо AI Notes са наистина полезни ✅

Мислете за AI Notes като за нещо повече от обикновен списък с водещи точки.

• Фасилитаторът ви води бележки на живо, точно там, по време на срещата.

• Интелигентното обобщение се задейства след факта - обобщения с изкуствен интелект, задачи, глави, кой кога е говорил, всичко е наред.

Всичко се намира на места, които хората вече използват - чатът в Teams , разделът „Обобщение или Loop . Търсенето е възможно, съвместната работа е възможна и елиминира неудобните подкани от типа „хей, кой притежаваше слайд 7?“. [1][4]

Предимства от реалния живот:

• В момента : щом транскрипцията се завърти, бележките започват автоматично да се попълват под новата лъскава икона за бележки. [1]

• След това : резюмето показва задачи, времеви рамки на говорителите, теми - по-богато, ако има запис, но все още функционално и без него. [4]

• Редактира се от хора : съхранява се като страница Loop (.loop файл), която участниците могат да доработят. [2]

Двата основни вкуса на AI Notes 🛣️

Ще се сблъскате с AI Notes по един от два начина:

1. Водещ = бележки на живо.
   Добавете го от поканата или го включете по средата на срещата. Веднага щом е активно, транскрипцията започва автоматично и бутонът „Бележки“ се променя. Участниците могат да редактират в реално време. В момента е в публичен предварителен преглед , изисква Microsoft 365 Copilot за всеки, който превключи превключвателя. [1][2]

2. Интелигентно резюме = пакет след срещата.
   С активиран правилният лиценз + транскрипция, ще видите пълно резюме след това: бележки, задачи, глави, лектори. Записът го прави по-богат, но не е задължителен. [4]

Краен резултат? И в двата случая, потребителите не е нужно да правят много - бележките просто се показват.

Администраторска настройка: избягвайте сивите сини превключватели 🧰

Ако сте ИТ администратор, това е контролният списък, който предпазва нещата от счупване:

1. Лицензиране

   • Интелигентно обобщение → изисква Teams Premium или M365 Copilot . [4]

   • Фасилитатор → изисква M365 Copilot и Teams Public preview . [2]

2. Правила за срещи: Превключване на Copilot в
   Административен център → Срещи → Правила за срещи → Записване и транскрипция → Copilot . Опции: Включено , Включено с изискван транскрипт или Включено с запазване на транскрипта по подразбиране . Или PowerShell:

   Set-CsTeamsMeetingPolicy -Copilot ...
   

   [3]

3. Транскрипция/запис
   Трябва да позволява транскрипция и за двете функции. Записът е по избор, но добавя лектори, глави, теми. [2][4]

4. Допълнителен помощник: закачете Meet
   Закачете Meet за всички, за да не се скриват обобщенията. Направете го чрез правилата за настройка на приложението или позволете на потребителите да го закачат ръчно. [4]

Малък трик: организаторите могат да зададат Allow Copilot = Only during the meeting (Разреши Copilot = Само по време на срещата) . По този начин Copilot помага на живо, но преписът не се запазва, освен ако някой изрично не го запише/транскрибира. [5]

Стъпки за крайния потребител: всъщност обръщане 🔘

След като администраторите освободят пистата, потребителите могат да включат AI Notes по следния начин:

А) Фасилитатор по време на среща

• От поканата : превключете „Модератор“ . Ако липсва, отметнете „Опции за среща“ → „Втори пилот и друг изкуствен интелект“ → „Разрешаване на втори пилот“ . [1]

• В рамките на срещата : Още действия → Включете фасилитатора . Изчакайте няколко минути - бележките се появяват, след като транскрипцията се загрее. [1]

• След : отидете на Чат → Обобщение → Бележки . Страницата с цикъл = редактируема. [1][2]

Предупреждение: Фасилитаторът работи само за планирани срещи . Не за срещи в канали, не за бързи срещи, не за обикновени разговори. Освен това, само организатори/водещи на десктоп/уеб могат да го превключват. [1]

Б) Интелигентно обобщение след срещата

Просто отворете Recap . Това е всичко - бележки, задачи, говорители, времева линия. Записът го подобрява, но Recap все още функционира и без него. [4]

Паралелно: Бележки на фасилитатора срещу обобщение срещу ръчни бележки 📊

Не е перфектно, но достатъчно близо - като полуизпечени браунита.

Политическият капан 🧪

Ето го и „заблудата“: ако транскрипцията е блокирана, Фасилитаторът няма да генерира бележки и Резюмето ще бъде оскъдно. Проверете отново правилата за срещата. Записването е по избор, но без него губите лектори/глави. [2][4]

Организаторите също контролират Allow Copilot :

• По време + след,

• Само по време на,

• или Изкл .

Този среден вариант е идеален за чувствителни срещи: Copilot помага на живо, но не и артефакти от повторение, освен ако транскрипцията не се стартира ръчно. [5]

Поверителност + съхранение - айсбергът 🧊

Къде живее всичко това?

• Бележки на фасилитатора → съхраняват се като .loop файл в папката „Срещи“ в OneDrive на инициатора. Участниците могат да редактират съвместно. [2]

• Интелигентно резюме → генерирано от препис/запис, показано в раздела „Резюме“ (със или без запис). [4]

Хора, които се съобразяват с изискванията за съответствие: проверете документите на Microsoft за места за съхранение, електронно разкриване на информация и аспекти на управлението. [2][4]

Бързи решения за отстраняване на проблеми 🧯

• Превключвателят е видим, но не се включва → обикновено е свързан с лицензиране или правила. Уверете се, че M365 Copilot + транскрипция са разрешени. [2][3][4]

• Бележките не се показват → проверете дали Фасилитаторът е включен (иконата е променена) и изчакайте няколко минути. [1]

• Срещи по канали → не се поддържа. Използвайте планирани срещи извън канала. [1]

• Искате аналитични данни, но не и запазени преписи → задайте „Разреши Copilot“ = „Само по време на срещата“ . [5]

• Потребителите не могат да намират резюмета → закачете приложението Meet. Лесно решение. [4]

Наръчник, готов за Runbook 📋

1. Присвояване на лицензи (Teams Premium / M365 Copilot, в зависимост). [2][4]

2. Политики за срещи: активиране на Copilot; обхват чрез групи; PowerShell също работи. [3]

3. Включете транскрипцията (записът е по избор). [2][4]

4. Организатори на обучение: Опции за среща → Превключвател за втори пилот → Превключвател за фасилитатор → Раздел „Обобщение“. [1][5]

5. Закачете приложението Meet за по-лесно откриване. [4]

6. Пилотен проект → събиране на обратна връзка → коригиране.

7. Поверителност на документа/съответствие с препратките. [2][4]

Съвети за използваемост, които улесняват живота 🪄

• Присъединихте се късно? Използвайте Copilot, за да наваксате - работи по-добре със запис/транскрипция. [4]

• Чувствителна среща? Изберете само по време на срещата . [5]

• Първо подготовка: съвместните бележки за дневния ред/задачите правят резултатите от ИИ по-чисти.

Често срещани дребнави забележки, отговорихме 🙋♀️

В: Виждат ли гостите/външните потребители бележки с изкуствен интелект?
О: Не. Бележките на фасилитатора остават вътрешни. Организаторите/водещите ги контролират на компютър/в интернет. [1][2]

В: Поддържат ли се срещи по канали?
О: Не е за фасилитатор. Използвайте стандартни планирани срещи или интелигентно обобщение. [1][4]

В: Къде точно се съхраняват тези данни?
О: Фасилитатор = файл с цикъл в OneDrive на инициатора. Резюме = артефакти от препис/запис, показани в Teams. [2][4]

Заключителни мисли 🧩

И така, рецептата е: осигурете лицензите правилно, включете Copilot в политиките, позволете транскрипция. Научете потребителите да превключват Facilitator , когато искат бележки на живо - или просто да се доверите на Intelligent recap за яснота след срещата. Ако липсва превключвател, вероятно е проблем с лицензирането/политиката. И не забравяйте опцията „Само по време на срещата“ за удобство при управлението. След като всичко се получи, срещите изглеждат по-леки, по-чисти и много по-малко „чакайте... за какво се разбрахме току-що?“.

Референции

1. Фасилитатор в срещи в Microsoft Teams (ограничения, превключватели, кой може да го включва, автоматична транскрипция) — Поддръжка на Microsoft

2. Настройване на Facilitator в Microsoft Teams (лицензиране, предварителен преглед, Loop съхранение, контроли за наематели) — Microsoft Learn

3. Управление на срещи и събития в Microsoft 365 Copilot в Teams (опции за администраторски правила и PowerShell) — Microsoft Learn

4. Интелигентно обобщение за разговори и срещи в Teams (лицензиране, изисквания за транскрипция/запис, закачване на приложения в Meet) — Microsoft Learn

5. Използване на Copilot без записване на среща в Teams („Поведение „Само по време на срещата“) — Поддръжка на Microsoft

Намерете най-новия изкуствен интелект в официалния магазин за асистенти с изкуствен интелект

За нас